O software moderno de gráficos de Gantt pode ajudá-lo a planear rapidamente projetos e a acompanhar o seu progresso.
Como?
Os gráficos de Gantt dão-lhe uma visão de todas as suas tarefas ao longo do tempo. Essencialmente, destinam-se a ajudá-lo a cumprir o calendário do seu projeto para que não falhe prazos e exceda o orçamento. Afinal de contas, tempo é dinheiro!
Neste artigo, vamos explicar o que é um gráfico de Gantt e revelar os principais benefícios de utilizar este sistema.
O que é um Gráfico de Gantt?
O Diagrama de Gantt, também conhecido como Gráfico de Gantt, é uma ferramenta visual para controlar o cronograma de um projeto ou de uma programação de produção, ajudando a avaliar os prazos de entrega e os recursos críticos.
Para a gestão de um projeto, o gráfico mostra visualmente um painel com as tarefas que precisam de ser realizadas, a relação de precedência entre elas, quando as tarefas serão iniciadas, a sua duração, a pessoa responsável e a previsão de término. Dessa forma, é mais simples fazer com que toda a equipa saibas quais as suas responsabilidades, e acompanhe o desenvolvimento do projeto.
Qual a origem do Gráfico de Gantt?
A primeira versão do gráfico era conhecida como Harmonogram e foi desenvolvida pelo engenheiro polonês Karol Adamiecki no início do século XIX. O Harmonogram era um documento capaz de acompanhar, de forma visual, o fluxo de trabalho.
Mas foi um século depois, no século XX, que o norte americano Henry Gantt se inspirou no modelo de Ademiecki para criar o Gráfico de Gantt como conhecemos hoje. O objetivo era evitar atrasos na produção das fábricas americanas, auxiliando os supervisores industriais.
Quais são os benefícios do Gráfico de Gantt?
O principal benefício do Gráfico de Gantt é mostrar, de forma clara e visual, o desenvolvimento das tarefas num projeto e das operações das ordens de produção, e assim facilitar a compreensão de todos os envolvidos no trabalho. Esse objetivo é alcançado através de barras ou linhas que representam a linha do tempo e mostram a duração de cada tarefa e o tempo total que será necessário para cumprir todo o projeto ou a fabricação de um produto no caso de uma indústria.
Os gráficos de Gantt ajudam os gestores de projeto a visualizar:
A linha temporal do projeto
Quais as tarefas do projeto
Quem está a trabalhar nessas tarefas
A duração da tarefa
A ordem em que as tarefas devem ser concluídas
Como estas tarefas se sobrepõem e se associam
Benefícios do Gráfico de Gantt:
Segmentar tarefas: a ferramenta segmenta um objetivo complexo em várias tarefas menores e assim torna a análise do que deve ser feito, por quem deve ser feito e quando deve ser feito, muito mais simples.
Distribuir responsabilidades: pode incrementar o gráfico com informações dos responsáveis por cada tarefa ou operação, facilitando a comunicação entre os colaboradores.
Interdependência de atividades: uma visão geral do projeto, considerando a relação de interdependência entre as tarefas e operações, simplifica o cumprimento do prazo de entrega do projeto ou de uma ordem de produção.
Definir prazos de entrega: o Gráfico de Gantt auxilia na definição de prazos, já que você terá uma visão geral de todas as tarefas, suas durações, relações de interdependência, e poderá assim definir prazos de entrega realistas para seus clientes, e realizar ações para reduzir os prazos de entrega.
Acompanhar a evolução: pode usar a ferramenta também para permitir que toda a sua equipa acompanhe o desenvolvimento do projeto ou de uma ordem de produção.
Coordenar todos os envolvidos: com frequência, equipas diferentes trabalham em partes diferentes de um único projeto. Os diagramas de Gantt dão uma perspetiva sobre todos os elementos a qualquer momento, além de indicar quando a responsabilidade deve passar para a próxima pessoa.
Alternativas aos Gráficos de Gantt tradicionais
Felizmente, existem alternativas aos diagramas de Gantt que também fornecem uma visão abrangente de como todo o seu trabalho se encaixa, sem as limitações típicas de um diagrama de Gantt tradicional que se baseia em planilhas.
Ferramentas para elaborar o seu planeamento
Uma plataforma de colaboração como o Airdesk pode ajudar a gerir, coordenar e adicionar detalhes ao seu trabalho no mesmo local em que ele é planeado, além de demandar menos tempo com toda a configuração. Com a Vista Cronológica do Airdesk, pode elaborar planos de projeto com prazos realistas para evitar quaisquer conflitos de tempo e fazer ajustamentos à medida que o trabalho avança.
Ações
Dentro da visão da Linha do Tempo, as tarefas serão organizadas por início e data de vencimento e agrupados em faixas. Esta funcionalidade inclui uma lista de ações para racionalizar o seu trabalho.
Mês
Acompanhe os seus projetos por mês para melhor organizar e gerir o trabalho da sua equipa com uma visão simples da linha do tempo.
Ano
Pode planear o seu trabalho, de forma flexível, ao longo do tempo e fazer ajustes em tempo real, mantendo as tarefas em sincronia a cada etapa do projeto.
Planeie projetos como um profissional
Quer se escolha um gráfico de Gantt ou uma alternativa semelhante, é fundamental para qualquer equipa conseguir visualizar o planeamento do projeto. Isso permite mostrar como todas as partes do projeto se encaixam, compartilhá-lo com a equipa e ajustar os planos, de acordo com o desenvolvimento do trabalho, para garantir o projeto decorre com sucesso.
