Utiliza o módulo Tarefas do Airdesk? Se a resposta for “não”, pode estar a desperdiçar uma das formas mais fáceis de ser mais produtivo no trabalho.
Neste módulo pode visualizar todas as tarefas que lhe são atribuídas, independentemente da equipa ou do projeto em que as tarefas se inserem. Esta funcionalidade foi concebida para o ajudar a concentrar-se e a completar todas as suas tarefas de forma ágil e produtiva.
Para tirar o máximo proveito do Airdesk, eis três formas de dominar este módulo, e alguns exemplos de como melhorar a organização das suas tarefas para realizar o seu melhor trabalho.
1. Criar uma tarefa
As tarefas normalmente representam responsabilidades ou etapas realizáveis e permitem definir quem está responsável pelo quê e até quando. Geralmente, fazem parte de um projeto para serem fáceis de encontrar e permanecerem visíveis para os membros da equipa.
Com o Airdesk pode criar uma tarefa ao clicar em Serviços no menu superior e depois em Tarefas. A partir do botão Adicionar Tarefa, pode facilmente criar uma tarefa ao seguir os seguintes passos:
- Associe a tarefa a um cliente, contrato, negócio, entre outros.
- Dê um nome à tarefa. Escreva nomes específicos. Por exemplo, talvez seja mais claro “Concluir o primeiro esboço do artigo para o blog”, em vez de “Escrever para o blog.”
- Associe a tarefa a uma pipeline, por exemplo, “Comercial”, se a tarefa se relacionar com esse departamento. O Airdesk permite que crie pipelines para organizar as suas rotinas e para que tenha maior controlo sobre os seus negócios e oportunidades.
- Pode adicionar seguidores (outros colaboradores) à tarefa para a acompanharem.
- Atribua a tarefa a você ou a um colega de equipa. As tarefas têm apenas um responsável, para que não haja dúvidas sobre quem está responsável pelo trabalho.
- Inclua o tempo estimado para a realização da tarefa.
- Crie uma checklist para acompanhar os objetivos da tarefa.
- Crie uma nota apenas visível internamente com indicações de como completar a tarefa.
2. Organizar as suas tarefas
Após completar a fase anterior, verá que existem 3 estados de Tarefas: Aberto, Fechado e Cancelado.
Poderá acompanhar o estado das tarefas através do método Kanban. Esta técnica permite que visualize o trabalho, maximize a eficiência e melhore constantemente o fluxo e qualidade do seu trabalho.
Após cada dia de trabalho poderá realizar o lançamento de tempo referente às suas tarefas, para saber exatamente quanto tempo levou a terminar cada tarefa.
3. Gerir as suas tarefas
Acompanhe a contagem de tarefas da sua empresa, o tempo de resposta e muito mais através do relatório de tarefas.
Uma vez que que existam lançamentos feitos, o Airdesk ajuda-o a controlar ou responder às seguintes situações:
- Que tarefas são necessárias para completar um projeto
- Que tarefas são necessárias para completar um ticket
- Que tarefas estão atribuídas ao cliente
- Que tarefas estão atribuídas ao contrato
- Que tarefas estão atribuídas ao negócio
- Que tarefas estão atribuídas ao colaborador
Aceda a esta informação através de dashboards intuitivos para que consiga visualizar o maior número de informações possível, de forma clara. Saiba exatamente qual o estado das tarefas, o tempo médio para fechar tarefas, qual o tempo lançado referente às tarefas abertas, e muito mais.
A gestão de tarefas colabora para a produtividade e a eficiência do seu trabalho. Evitar atrasos e funcionários sobrecarregados são apenas alguns dos benefícios da organização. Por isso, contar com uma ferramenta de colaboração para gerir as suas tarefas é fundamental.
Com um design simples e intuitivo, o Airdesk é muito fácil de utilizar, garantindo a rápida adaptação da sua equipa e fornecendo uma visão global do seu negócio.
Coloque em prática estas dicas de gestão de tarefas com o Airdesk e trabalhe melhor, mais rapidamente e com maior versatilidade.
