As equipas frequentemente questionam-se sobre como começar a utilizar o método Kanban para organizar o seu trabalho. Começar do zero pode ser difícil. Sem as dicas certas, pode demorar mais até começar a tirar partido deste método de trabalho.
Este método é cada vez mais utilizado para otimizar o trabalho de equipas distribuídas que requerem as ferramentas digitais certas para gerir projetos remotamente.
Por isso, selecionámos as melhores dicas para implementar este método de trabalho e manter a sua equipa organizada e produtiva.
O que é o método Kanban?
Kanban é um termo japonês que significa “cartão”. Este sistema recebeu esse nome pela própria empresa que o desenvolveu, a Toyota. Kanban é um método que utiliza cartões de cores diferentes ou tamanhos diferentes para especificar e designar tarefas. Este método permite otimizar a gestão do trabalho a partir de cartões de sinalização para controlo de fluxos. Ao saber exatamente quais as tarefas que precisam de ser realizadas, as que estão a ser feitas e as que já foram concluídas, poderá aumentar a produtividade e otimizar os fluxos de trabalho da sua equipa.
1. Mapeie o fluxo de trabalho atual
O primeiro passo para a implementação de qualquer metodologia é entender o que está a ser executado atualmente. Com cada etapa do projeto identificada, torna-se mais fácil organizar as tarefas que precisam de ser concluídas e atribuí-las ao seu responsável. Assim, é importante definir também como será o seu fluxo. O mais comum é:
A fazer: é onde ficam listadas todas as tarefas que devem ser realizadas independentemente do tipo, da prioridade e do responsável.
Em execução: nesta coluna ficam as tarefas em execução ou as que estão a aguardar alguma dependência.
Concluído: estas são as tarefas que já foram concluídas. Manter visível o que já está concluído ajuda a ter uma noção do que já foi realizado num determinado período e serve como motivação para a equipa.
2. Faça com que o seu quadro Kanban reflita a sua forma de trabalhar
Faça corresponder os vários estados do quadro Kanban às suas práticas organizacionais. Por exemplo, poderá precisar de colunas “à espera de revisão” ou “à espera de aprovação”. A visibilidade desta informação ajudará a evitar que o trabalho fique retido no fluxo de trabalho.
3. Otimize o seu sistema
Com o projeto em execução e as tarefas a moverem.se de uma coluna para outra no Kanban, torna-se mais fácil entender o que está ou não a funcionar. Além disso, surgem mais oportunidades para detetar formas de melhorar o fluxo de trabalho, a partir dos erros e melhorias que já foram realizadas.
4. Estabeleça políticas inteligentes no uso do Kanban
É essencial determinar diretrizes de como utilizar o quadro e torná-lo claro para toda a equipe. Porém, essa é uma das regras mais esquecidas do Kanban, mesmo que seja crucial para tirar o máximo partido do sistema. As suas políticas devem cobrir:
- Quais as condições que cada cartão deve ter para entrar numa etapa (coluna);
- Quais as condições que um cartão deve ter para deixar uma etapa (coluna);
- E muitas outras informações como: quem tem permissão para mover cartões no quadro ou quando deve remover um cartão.
5. Envolva a sua equipa
Comunicação é tudo. Mais do que uma ferramenta, o Kanban é um método de trabalho que exige uma cultura organizacional que abranja o conceito da metodologia ágil. Por esse motivo, é necessário que todos entendam as vantagens deste sistema, tanto individuais quanto para a empresa. Assim, terá mais sucesso na implementação desse método e contará com uma equipa disposta a ajudar na estruturação do fluxo de trabalho.
6. Meça o tempo de execução e a duração do ciclo
O Kanban ajuda as equipas a focarem-se no trabalho e permite fazer mais com a mesma quantidade de tempo. Uma boa ferramenta de Kanban ajuda a medir o tempo de execução e a duração do ciclo. Quer saber quantas tarefas a sua equipa está a finalizar num determinado período? Quanto tempo demora uma tarefa em cada etapa? Pode fazê-lo através da visão Kanban do Airdesk. Com o quadro Kanban do Airdesk, as equipas podem visualizar o seu trabalho, limitar o “trabalho em progresso”, e maximizar a eficiência. Permite que os membros da equipa se comprometam com a quantidade certa de trabalho, e que o executem!
Como pode ver ao longo deste artigo, o Kanban é um método dinâmico, que pode ser adotado para otimizar a gestão de projetos da sua empresa, o que faz do Kanban uma importante ferramenta para a conquista do sucesso.
