A comunicação é fundamental no mundo dos negócios. Para gerir uma equipa de sucesso, os colaboradores, gerentes e administradores necessitam de comunicar de forma ágil, clara e eficaz. A falta de comunicação pode resultar em consequências negativas, desde colaboradores desmotivados, clientes frustrados a oportunidades perdidas.
Embora as causas de falha de comunicação possam ser variadas e algumas até mesmo específicas do indivíduo, da equipa ou da organização, aqui estão 5 dos problemas mais comuns que levam a uma comunicação ineficiente.
Falta de comunicação entre equipas e departamentos
A falta de comunicação entre equipas, departamentos, escritórios ou filiais pode gerar atrasos significativos nas entregas e cruzamento de informações.
Equipas que trabalham remotamente necessitam de redobrar os cuidados com esse tipo de falhas, uma vez que o sucesso dos projetos depende bastante da interação da equipa. Essa é uma das principais razões para se preocupar em manter colaboradores remotos na mesma página.
Implemente um sistema integrado de comunicação online, com: Plataforma de colaboração, intranet, canais para videoconferências, ferramentas de chat, entre outros.
Assegure-se também que todos se conheçam pessoalmente, por exemplo, através de reuniões virtuais. Tal, permite simplificar e melhorar o trabalho em equipa e diminuir os problemas de comunicação nas empresas.
Mensagens perdidas
Devido à rotina caótica, às vezes os colaboradores podem não aceder às mensagens e e-mails num determinado tempo, fazendo com que muitas informações se percam pelo caminho.
Para evitar esse problema, é necessário colocar toda a equipa em sintonia, com formação e capacitação de colaboradores sobre como utilizar o e-mail, telefone e outros canais de comunicação internos da organização.
Assim, a empresa não apenas oferece as tecnologias necessárias para uma comunicação eficaz, mas demonstra também a todos como utilizá-las da melhor forma possível.
Defina também normas internas para o tempo de resposta, tanto para colegas de equipa, quanto para clientes. Dessa forma, minimiza a chance de conversas importantes serem interrompidas por perda de mensagens ou interrompimentos.
Falta de feedback
Entre os vários problemas de comunicação nas organizações, a falta de feedback é um dos mais comuns. Todo os profissionais necessitam de saber como o seu trabalho é visto pelos seus superiores e colegas.
Construir uma cultura do feedback é a melhor oportunidade de o gestor apontar e corrigir erros, e mostrar aos colaboradores o que eles podem fazer para melhorar a performance. Muitas empresas implementam feedbacks uma vez por ano, com acompanhamento dos Recursos Humanos. Essa iniciativa é de valor, mas não deve substituir o feedback contínuo, realizado diariamente.
Os gestores devem partilhar as suas críticas e elogios sempre que possível, de forma de auxiliar a evolução dos colaboradores e aumentar a sua satisfação. Desta forma, o crescimento é constante e os resultados tornam-se significativamente melhores.
Utilizar a ferramenta de comunicação errada
E-mail. Telefone. Reunião pessoal. Reunião virtual. Mensagem. São inúmeras as opções. Embora nunca exista um canal de comunicação perfeito, às vezes um pode ser melhor do que o outro para diferentes situações. E se escolher o canal “errado”, as mensagens podem ser perdidas, atrasadas ou não lidas. Há situações em que um e-mail é apropriado e outras em que um telefonema ou reunião presencial é mais adequado.
Escolher a ferramenta errada pode levar a uma falha na comunicação. Se trocar informações rotineiras ou de atualização todos os dias, o e-mail ou outras aplicações para empresas são uma boa opção. Por outro lado, se está a tentar resolver uma situação complicada, repleta de desinformação, um telefonema ou uma reunião virtual, permite uma comunicação mais eficaz. O telefonema é eficiente para questões que precisam de ser solucionadas rapidamente.
Desorganização de projetos
Quando há diversas pessoas a trabalhar no mesmo projeto, o controlo de tarefas, a organização de dados e informações pode ser um grande desafio.
Uma boa alternativa para resolver problemas de comunicação na empresa é o uso de soluções de gestão de projetos, como o Airdesk. Dessa forma, todas as demandas e prazos, bem como os responsáveis por cada tarefa, projeto ou negócio, podem ser consultados numa única plataforma.
Com uma plataforma de colaboração All-in-one, o risco de perda de dados é muito menor, além de os colaboradores contarem com a facilidade de aceder às informações através de qualquer dispositivo conectado à internet.
O Airdesk foi desenvolvido para dar às empresas o máximo controlo sobre departamentos e equipas, tudo num só lugar!
Ao contrário de outras plataformas de colaboração, concentramo-nos nas partes “não tão bonitas” do seu negócio: a gestão do tempo, contratos, faturas, serviços, subscrições. O nosso objetivo é ajudar as equipas a realizar um trabalho melhor, mais rápido, e mais inteligente. O Airdesk não segue a abordagem de “tamanho único”. As equipas podem adaptar o Airdesk às suas necessidades. Cultivamos o poder da conexão no local de trabalho e acreditamos que é a chave para o sucesso.
Chegamos ao fim da nossa lista dos maiores problemas de comunicação no trabalho e de como evitá-los. Agora que está mais informado, que tal colocar o que aprendeu em prática? Realize um planeamento eficiente e otimize a comunicação da sua equipa para atingir os melhores resultados!
