Os seres humanos nem sempre são intrinsecamente produtivos. O mais provável é que todas as pessoas produtivas que conhece disponham de um sistema que as ajude a manterem-se concentradas nas suas tarefas. E é isso que os sistemas de produtividade fazem. Ajudam-no a manter um registo das prioridades para que possa decidir o que fazer e quando o fazer.
No entanto, ao trabalhar para cultivar um fluxo de trabalho produtivo para si e para a sua equipa, poderá deparar-se com alguns desafios. Não se preocupe, é perfeitamente normal.
Assim que tiver mais do que um projeto para se concentrar, precisará de algo que o ajude a acompanhá-los. Assim que o seu trabalho o levar para além da sua secretária – para uma reunião, ou para um novo local de trabalho – precisará de sistemas que o mantenham produtivo onde quer que esteja. E ao continuar a sua jornada de trabalho durante semanas, meses e anos, e poderá enfrentar obstáculos. Nesses momentos, irá beneficiar de algumas ferramentas para o ajudar a manter-se num bom caminho.
Felizmente, existem diversas ferramentas e sistemas que provaram funcionar para todos os tipos de trabalho e todos os tipos de pessoas. Neste artigo, apresentamos algumas noções básicas, o seu kit de iniciação.
Aqui estão algumas dos sistemas mais essenciais e úteis que podem otimizar o seu fluxo de trabalho.
Construa a sinergia empresarial
O termo de origem grega “sinergia” refere-se ao efeito ativo e retroativo do trabalho ou esforço coordenado de vários subsistemas na execução de uma tarefa complexa ou função. Sabia que a sinergia empresarial é essencial para o ambiente de trabalho?
O líder é uma peça essencial para que essa sinergia aconteça. O ideal é não incentivar individualismos, e sim, transformar os seus colaboradores numa “peça” única, que se move em harmonia para transformar o local de trabalho num ambiente que se destaca frente à concorrência.
Manter uma equipa em sincronia começa pela comunicação eficaz dos princípios que norteiam a conduta interna da organização. O primeiro passo para construir uma infraestrutura sólida é começar com uma base sólida. Ter valores definidos irá ser essencial no recrutamento, execução de projetos e na tomada de decisões difíceis. Além disso, é também necessário que a equipa compreenda o modelo de negócio da empresa e saiba como executar os planos a longo prazo. No entanto, esses planos podem ser fluidos. Algumas empresas mudam de direção de acordo com o foco da empresa ou as mudanças que ocorrem no seu mercado.
Crie uma rotina
Especialmente em teletrabalho, é provável que se encontrem obstáculos e distrações. Ter uma rotina regular ajudará a diminuir esses contratempos e a concentrar-se na otimização do desempenho e em ser mais consistente.
Estabelecer uma rotina é fundamental para melhorar a concentração, manter o trabalho organizado, e assegurar um elevado nível de produtividade. Ao estruturar o seu dia de forma eficiente, é mais provável que consiga melhores resultados. Algumas pessoas conseguem fazer as coisas mais eficazmente antes da hora do almoço, enquanto outras tendem a obter a sua explosão criativa de energia à noite. Considere quando é que trabalha melhor, e, se puder, agrupe as suas tarefas na hora do dia que faz mais sentido para quando as irá completar da melhor forma.
Utilize a ferramenta de comunicação certa
E-mail. Telefone. Reunião pessoal. Reunião virtual. Mensagem. São inúmeras as opções. Embora nunca exista um canal de comunicação perfeito, às vezes um pode ser melhor do que o outro para diferentes situações. E se escolher o canal “errado”, as mensagens podem ser perdidas, atrasadas ou não lidas. Há situações em que um e-mail é apropriado e outras em que um telefonema ou reunião presencial é mais adequado.
Escolher a ferramenta errada pode levar a uma falha na comunicação. Se trocar informações rotineiras ou de atualização todos os dias, o e-mail ou outras aplicações para empresas são uma boa opção. Por outro lado, se está a tentar resolver uma situação complicada, repleta de desinformação, um telefonema ou uma reunião virtual, permite uma comunicação mais eficaz. O telefonema é eficiente para questões que precisam de ser solucionadas rapidamente.
Coloque limites de tempo no seu trabalho
Colocar um limite de tempo no seu trabalho significa que decide com antecedência quanto tempo vai gastar numa determinada tarefa: pode fixá-lo para um certo número de horas e nem um minuto a mais. Se quiser aumentar a sua produtividade antes de iniciar qualquer nova tarefa, coloque um limite de tempo no seu trabalho. Rapidamente verá como se tornará produtivo após definir uma quantidade específica de tempo para realizar o trabalho. Limitar o tempo que gasta numa tarefa específica, não só lhe poupa tempo, como também o torna mais consciente sobre a forma como ocupa o seu tempo.
Pode também, utilizar uma plataforma que permite simplesmente premir “Start” e “Stop” num temporizador etiquetado para acompanhar o tempo que gasta numa tarefa ou projeto. Para freelancers, isto possibilita que organizem o seu dia e saibam verdadeiramente quanto tempo gastam em cada atividade.
Crie uma lista de tarefas
É aparentemente simples, mas a lista de tarefas pode ser o elemento mais importante para a vida de uma pessoa produtiva. Provavelmente está familiarizado com a sensação sentir que há algo que precisa de fazer e que não se consegue lembrar.
Ou, já esteve num cenário no trabalho onde se deparou com uma montanha de tarefas. Infelizmente, esses cenários são bastante comuns. O objetivo de uma lista de tarefas, e a razão pela qual é tão importante para a sua vida produtiva, é simples. Trata-se de tirar aquela montanha de tarefas e ideias da sua cabeça e colocá-las num único espaço.
Está tudo na sua lista, e é um documento completo. Se pensar em algo novo, basta adicioná-lo à lista. Uma vez criada a sua lista, pode editá-la, condensá-la, combinar itens, omitir outros – o que precisar. Mas a parte mais difícil será feita. É importante, no entanto, que esta seja a única lista. Se estiver em qualquer outro lugar que não seja o único que designou, não terá essa mesma paz de espírito.
Pode preferir escrever tarefas em papel ou utilizar websites desenvolvidos para manter o seu trabalho no bom caminho, tais como Airdesk. O Airdesk permite-lhe ver todas as suas tarefas, atualizar o seu estado e marcá-las como concluídas. Pode organizar a sua lista de tarefas, distinguindo os níveis de prioridade. Manter a sua lista de tarefas centralizada e acessível onde quer que esteja, permite-lhe manter um registo das tarefas e ganhar um maior controlo sobre o seu trabalho.
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