Los equipos a menudo se preguntan cómo empezar a utilizar el método Kanban para organizar su trabajo. Empezar desde cero puede resultar complicado. Sin los consejos adecuados, puede llevar más tiempo empezar a aprovechar este método de trabajo.
Este método se utiliza cada vez más para optimizar el trabajo de equipos remotos que requieren las herramientas digitales adecuadas.
Por eso, hemos seleccionado los mejores consejos para implementar este método de trabajo y mantener a tu equipo organizado y productivo.
¿Qué es el método Kanban?
Kanban es un término japonés que significa «tarjeta». Este sistema lleva el nombre de la propia empresa que lo desarrolló, Toyota. Kanban es un método que utiliza tarjetas de diferentes colores o tamaños para especificar y asignar tareas. Este método le permite optimizar la gestión del trabajo mediante el uso de tarjetas de señales para controlar los flujos. Al saber exactamente qué tareas deben realizarse, cuáles se están realizando y cuáles ya se completaron, puede aumentar la productividad y optimizar los flujos de trabajo de su equipo.
1. Mapea el flujo de trabajo actual
El primer paso para implementar cualquier metodología es comprender qué se está haciendo actualmente. Con cada etapa del proyecto identificada, se vuelve más fácil organizar las tareas que deben completarse y asignarlas a la persona responsable de ellas. Por lo tanto, también es importante definir cómo se verá su flujo. Los más comunes son:
Para hacer: aquí es donde se enumeran todas las tareas que deben realizarse independientemente del tipo, la prioridad y la parte responsable.
En curso: en esta columna se encuentran las tareas en curso o en espera de alguna dependencia.
Terminado: estas son las tareas que ya se han completado. Mantener visible lo que ya está terminado ayuda a tener una idea de lo que se ha logrado en un período determinado y sirve como motivación para el equipo.
2. Haz que tu tablero Kanban refleje tu forma de trabajar
Haz coincidir los distintos estados del tablero Kanban con tus prácticas organizativas. Por ejemplo, es posible que necesite las columnas «esperando revisión» o «esperando aprobación». La visibilidad de esta información ayudará a evitar que el trabajo se atasque en el flujo de trabajo.
3. Optimiza tu sistema
Con el proyecto en ejecución y las tareas moviéndose de una columna a otra en Kanban, es más fácil entender qué funciona y qué no. Además, hay más oportunidades para encontrar formas de mejorar el flujo de trabajo a partir de los errores y las mejoras que ya se han realizado.
4. Establece políticas inteligentes
Es esencial determinar pautas sobre cómo usar el tablero Kanban y dejarlo claro para todo el equipo. Sin embargo, esta es una de las reglas de Kanban que más se pasa por alto, aunque es crucial para aprovechar al máximo el sistema. Tus pautas deben cubrir:
- Qué condiciones debe tener cada tarjeta para ingresar a la siguiente etapa (columna);
- Qué condiciones debe tener una tarjeta para salir de un escenario (columna);
- Y mucha otra información como: quién puede mover cartas en el tablero o cuándo quitar una carta.
5. Involucra a tu equipo
La comunicación lo es todo. Más que una herramienta, Kanban es un método de trabajo que requiere una cultura organizacional que abrace el concepto de metodología ágil. Por ello, es necesario que todos comprendan las ventajas de este sistema, tanto a nivel individual como para la empresa. De esta manera, tendrá más éxito en la implementación de este método y tendrá un equipo dispuesto a ayudar en la estructuración del flujo de trabajo.
6. Measure execution time and cycle length
Kanban ayuda a los equipos a concentrarse en su trabajo y les permite hacer más en la misma cantidad de tiempo. Una buena herramienta kanban le ayuda a medir el tiempo de ejecución y la duración del ciclo. ¿Quieres saber cuántas tareas está terminando tu equipo en un período determinado? ¿Cuánto tiempo lleva una tarea en cada etapa? Puede hacerlo a través de la vista Kanban de Airdesk. Con el tablero Kanban de Airdesk, los equipos pueden visualizar su trabajo, limitar el «trabajo en progreso» y maximizar la eficiencia. ¡Permite a los miembros del equipo comprometerse con la cantidad correcta de trabajo y hacerlo!
Como puede ver a lo largo de este artículo, Kanban es un método dinámico que se puede adaptar tanto para optimizar la gestión de proyectos de su empresa, lo que convierte a Kanban en una herramienta importante para lograr el éxito.
