Todos sabemos como é começar um novo projeto. Quando estamos prontos para completar o plano do projeto, apercebemo-nos de que temos algumas decisões difíceis pela frente…. Determinar como irá organizar, gerir e acompanhar o seu trabalho é a chave para alcançar o sucesso.
Pequenas e grandes empresas estão constantemente a gerir múltiplos projetos, quer o saibam ou não. No entanto, podem não pensar na gestão de projetos como uma disciplina específica.
Por vezes, esta manifesta-se apenas como um gestor diz: “Temos de terminar isto até ao final da semana. És o responsável”. Tudo o que faz depois de receber um projeto para completar é, de facto, gestão de projetos. Especialmente se estiver a coordenar uma equipa e a organizar o trabalho.
Gira todo o tipo de projetos com Airdesk
A gestão de projetos é apenas um conjunto de ferramentas que permitem aos gestores orientar um projeto do ponto A ao ponto B de forma rentável. Apesar de poder ajudar as equipas a concluir projetos a tempo, a maioria das organizações tem dificuldades com os seus processos de gestão de projetos.
Mas não se preocupe, não está sozinho. Com o Airdesk, pode organizar o seu projeto para melhor se adaptar às necessidades da sua equipa, para que se possa concentrar no trabalho que mais importa. Confira estas dicas para gerir projetos com Airdesk, para que a sua equipa possa deitar as mãos à obra.
1- Criar o seu projeto
A gestão de projetos é uma das características mais versáteis do Airdesk. A sua finalidade é ajudar as equipas a gerir qualquer tipo de projeto. Ao utilizar esta funcionalidade, pode criar:
- Casos
- Tarefas
- Tempo
Uma vez introduzidos dados, o Airdesk ajuda-o a gerir ou a responder às seguintes perguntas:
- Quantas horas estão incluídas no projeto?
- Quantas tarefas faltam para completar o projeto?
- Quando é a data de entrega?
- Quantas horas foram lançadas este mês?
- Será que o projeto já ultrapassou o limite de horas?
- Porque é que este projeto já ultrapassou as 20 horas?
- Entre outros.
Não é possível concluir um projeto enquanto os casos ou as tarefas ainda estiverem abertos. Será necessário fechar tudo antes de concluir o projeto, para que as tarefas em falta sejam removidas das listas de tarefas dos colaboradores.
Campos de Projeto
Para poder gerir projetos com precisão, é importante que preencha os campos apresentados abaixo:
- Associar a (Cliente)
- Contacto (Contacto interno)
- Entrada (Data que o projeto entrou no sistema)
- Pipeline (Pipeline que vai ser usado no projeto)
- Estado (Estado do projeto)
- Nome (Nome do projeto)
- Tipo de Projeto
- Nº Oportunidade Venda (Nº interno)
- Tempo estimado (Horas)
- Inicio (Data de inicio do projeto)
- Fim (Data de fim do projeto)
- Descrição (Descrição do projeto)
- Descrição para responsável (Descrição para o responsável do projeto)
- Responsável (Responsável interno do projeto)
- Departamentos (Departamento(s) envolvido(s))
- Equipas / Colaboradores (Equipas e/ ou colaboradores envolvidos)
- Seguidores (Seguidores do projeto, podem ver e acompanhar)
- Anexos (Anexo e ficheiros correspondentes ao projeto)
2- Organizar o projeto
Após completar a fase anterior, verá que existem 5 estados do Projeto predefinidos: Aberto, Garantia, Concluído, Fechado e Cancelado.
Pode seguir o estado dos projetos através do método Kanban. Esta técnica permite-lhe visualizar o projeto, maximizar a eficiência e melhorar constantemente o fluxo e a qualidade do seu trabalho.
Após cada dia de trabalho, a sua equipa poderá lançar o tempo relativo aos seus projetos, para saber exatamente quanto tempo cada projeto demorou a ser concluído.
3- Gerir um projeto
Acompanhe a contagem dos projetos da sua empresa, o tempo de resposta e muito mais através do relatório de projetos.
O Airdesk ajuda-o a controlar ou responder às seguintes situações:
- Que tarefas são necessárias para completar um projeto.
- Que projetos estão atribuídas ao cliente.
- Que projetos estão atribuídas ao contrato.
- Que projetos estão atribuídas ao negócio.
- Que projetos estão atribuídas ao colaborador.
Aceda a esta informação através de dashboards intuitivos para que consiga visualizar o maior número de informações possível, de forma clara. Saiba exatamente qual o estado dos projetos, o tempo médio para fechar projetos, qual o tempo lançado referente aos projetos abertos, e muito ma
A gestão de projetos fomenta a produtividade e a eficiência do seu trabalho. Evitar atrasos, custos desnecessários e funcionários sobrecarregados são apenas alguns dos benefícios de melhorar as suas competências de gestão de projetos. Por isso, contar com uma ferramenta de colaboração para gerir os seus projetos é fundamental.
Com um design simples e intuitivo, o Airdesk é muito fácil de utilizar, garantindo a rápida adaptação da sua equipa e fornecendo uma visão global do seu negócio.
Coloque em prática estas dicas de gestão de projetos com o Airdesk e trabalhe melhor, mais rapidamente e com maior versatilidade.
