Produtividade é sinónimo de eficiência e fazer mais com menos. Com as crescentes exigências do atual panorama laboral, nunca foi tão importante adotar novas e eficientes formas de estar mais organizado no trabalho. O sucesso é o resultado da ação diária, planeamento a longo prazo e organização eficiente. A organização do seu trabalho diário ajuda-o a ganhar maior controlo sobre o seu tempo para que possa planear e completar as tarefas e projetos necessários para atingir todos os seus objetivos.
No entanto, ser organizado não se resume apenas a cumprir prazos ou objetivos individuais. Quando os colaboradores gerem o seu trabalho de forma eficiente, toda a equipa também beneficia. Se procura dicas sobre como se manter organizado no trabalho, estamos aqui para ajudá-lo, com métodos para gerir melhor o seu tempo, tarefas e desempenho. Aqui estão sete dicas que pode adotar para começar a avançar na direção certa.
Crie uma rotina
Especialmente em teletrabalho, é provável que se encontrem obstáculos e distrações. Ter uma rotina regular ajudará a diminuir esses contratempos e a concentrar-se na otimização do desempenho e em ser mais consistente.
Estabelecer uma rotina é fundamental para melhorar a concentração, manter o trabalho organizado, e assegurar um elevado nível de produtividade. Ao estruturar o seu dia de forma eficiente, é mais provável que consiga melhores resultados. Algumas pessoas conseguem fazer as coisas mais eficazmente antes da hora do almoço, enquanto outras tendem a obter a sua explosão criativa de energia à noite. Considere quando é que trabalha melhor, e, se puder, agrupe as suas tarefas na hora do dia que faz mais sentido para quando as irá completar da melhor forma.
Mantenha a sua secretária organizada
Se a sua secretária é o seu principal espaço de trabalho, deve esforçar-se em mantê-la organizada. A organização da secretária tem sido sempre difícil para muitos colaboradores que trabalham a partir de casa ou num escritório. Deveria começar por fazer a sua disposição corretamente. O seu monitor deve estar à sua frente ao nível dos seus olhos e colocar itens frequentemente utilizados, tais como o seu telemóvel ou materiais, no seu lado dominante.
Mantenha os objetos que utiliza todos os dias na secretária e guarde os que utiliza menos numa gaveta. Mantenha apenas projetos e documentos relevantes e ativos na sua secretária. No mínimo, arrume a sua secretária antes do fim do dia de trabalho para não ter de o fazer de manhã, quando estiver pronto para trabalhar. Em geral, manter o seu espaço físico limpo e o seu espaço de trabalho virtual organizado irá ajudá-lo a manter-se mais concentrado no trabalho.
Mantenha os seus dados digitais
Todas as indústrias estão a afastar-se cada vez mais da necessidade de imprimir e manter documentos em papel. Enquanto alguns setores ainda requerem cópias de segurança em papel, faça tudo o que estiver ao seu alcance para manter o seu trabalho armazenado digitalmente. Evite também acrescentar itens à sua secretária que possam ser aplicados no seu computador. Por exemplo, enquanto pode obter um calendário grande em papel para colocar na sua secretária, utilize um calendário digital para aceder a partir do seu computador ou telefone para acompanhar o seu trabalho.
Mantenha a sua caixa de entrada livre
Os e-mails podem acumular-se rapidamente. Se perder um ou dois dias, pode estar a considerar centenas de e-mails, muitos dos quais contêm conteúdos importantes.
Verificar o seu e-mail ou responder a e-mails nunca deverá sobrecarregar o seu trabalho. É fundamental que se mantenha em cima das situações para que elas não se tornem mais um problema a resolver.
Agende pelo menos dois blocos no seu dia onde irá verificar o seu e-mail e encontrar um sistema que melhor funcione para si. Desta forma, terá sempre a sua caixa de entrada organizada e limpa.
Coloque limites de tempo no seu trabalho
Colocar um limite de tempo no seu trabalho significa que decide com antecedência quanto tempo vai gastar numa determinada tarefa: pode fixá-lo para um certo número de horas e nem um minuto a mais. Se quiser aumentar a sua produtividade antes de iniciar qualquer nova tarefa, coloque um limite de tempo no seu trabalho. Rapidamente verá como se tornará produtivo após definir uma quantidade específica de tempo para realizar o trabalho. Limitar o tempo que gasta numa tarefa específica, não só lhe poupa tempo, como também o torna mais consciente sobre a forma como ocupa o seu tempo.
Escolha cinco prioridades todos os dias
A chave para escolher as suas prioridades intencionalmente é planear o seu dia ou semana antes de começar. Realizar múltiplas tarefas simultaneamente pode diminuir bastante a sua produtividade. A melhor forma de o evitar é escolher apenas cinco prioridades todos os dias e respeitá-las. Isto fará de si uma pessoa mais proativa, uma vez que não será distraído por outras coisas “urgentes”.
Começar o seu dia sabendo exatamente aquilo em que precisa de começar a trabalhar aumentará as suas hipóteses de realizar o seu trabalho eficazmente e não se distrairá nem se deixará sobrecarregar.
Crie uma lista de tarefas centralizada
Criar uma lista de tarefas é apenas o primeiro passo para organizar o seu trabalho diário. Ajuda-o a dar prioridade às suas tarefas e a visualizar o seu trabalho para aumentar eficazmente o seu desempenho.
Pode preferir escrever tarefas em papel ou utilizar websites desenvolvidos para manter o seu trabalho no bom caminho, tais como Airdesk. O Airdesk permite-lhe ver todas as suas tarefas, atualizar o seu estado e marcá-las como concluídas. Pode organizar a sua lista de tarefas, distinguindo os níveis de prioridade. Manter a sua lista de tarefas centralizada e acessível onde quer que esteja, permite-lhe manter um registo das tarefas e ganhar um maior controlo sobre o seu trabalho.
Tornar-se mais organizado no trabalho traz muitos benefícios, incluindo melhor desempenho, maior produtividade, e melhores competências para resolver problemas.
Tome medidas ativas para organizar o seu ambiente de trabalho, para que possa facilmente encontrar tudo o que precisa, e concentre-se em completar todas as suas tarefas.
Esperamos que estas dicas o ajudem a sentir-se mais organizado no trabalho para atingir os seus objetivos de forma mais eficaz.
