Chegou ao Airdesk o novo módulo de Automação, uma funcionalidade muito poderosa que vai ajudar a sua empresa a eliminar horas de trabalho administrativo e aumentar a sua produtividade.
O Airdesk é uma ferramenta completa para a gestão de todos os serviços do seu negócio e, com a ajuda do nosso novo módulo de Automação, toda essa gestão pode ser feita de forma mais simples e automática, para que as equipas estejam focadas no trabalho que realmente importa.
Este módulo surge da necessidade de reduzir o máximo de trabalho administrativo e para que se possam evitar alguns erros humanos, como o esquecimento de realizar alguma ação importante.
Como funciona a Automação do Airdesk?
A Automação é um módulo muito poderoso do Airdesk, que permite aos utilizadores a criação de fluxos de trabalho automáticos para reduzir algumas ações repetitivas que até agora são feitas manualmente, ocupando horas de trabalho onde poderíamos estar focados em outras tarefas.
A criação de contrato quando um negócio é fechado, a criação de várias tarefas sempre que um projeto é criado, são dois exemplos de processos repetitivos que podem ser automatizados no Airdesk.
Com a automação, um utilizador pode criar um workflow que começa a correr quando um certo acontecimento decorre, ao qual chamamos de trigger ou gatilho. Este gatilho pode ser acionado quando um registo é criado ou editado, manualmente e por terceiros através de um webhook.
Após um gatilho ser acionado, o workflow irá começar a correr os passos configurados, que podem ser a criação de registos no Airdesk e o envio de emails ou relatórios em formato PDF, entre outros. Podem também ser utilizados condições intermédias que fazem com o possa ser possível validar mais detalhadamente se o registo tem a condição certa para avançar ou não.
Conceitos da Automação do Airdesk
Para começarmos a utilizar workflows, é necessário primeiro entender os conceitos utilizados no módulo. Existem cinco conceitos base para entender o funcionamento da Automação:
- Workflows
- Triggers
- Condições
- Ações
- Variáveis
Workflows
Os workflows, ou fluxos de trabalho, permitem automatizar ações no Airdesk com base em critérios definidos pelo utilizador. Os fluxos de trabalho são compostos por três partes: triggers que iniciam o fluxo, condições que definem as regra e ações que executam as tarefas definidas.
Triggers, condições e ações são os blocos de construção da automação. Basta combinar estes componentes para criar fluxos de trabalho que podem fazer qualquer coisa, desde o fecho automático de registos, criar tarefas quando iniciamos um projeto ou até notificar utilizadores específicos quando um ticket muda de estado ou está há demasiado tempo por tratar.
Triggers
Todos os workflows começam com um trigger. Eles indicam quando uma automação deve correr. Os triggers “ouvem” eventos do Airdesk como, por exemplo, quando um projeto é criado ou quando o valor de um campo é alterado.
Estes podem correr mediante um agendamento personalizados ou quando acionamos manualmente um workflow.
Condições
As condições são uma das funções mais importantes para criar fluxos de trabalho poderosos. Com eles podemos criar loops para validar vários registos, criar propriedades personalizadas, utilizar as funções If/Else, entre outros.
Ações
Tal como o nome indica, são as ações que queremos que o nosso workflow realize. Pode ser desde enviar um email, criar um projeto, criar uma tarefa, enviar um relatório, etc.
Variáveis
As variáveis permitem aceder e manipular uma ampla variedade de dados do espaço de trabalho do Airdesk. Estas podem adicionar poder e complexidade significativos workflows criados. Por exemplo, {{adn[“Project Trigger”][“name”]}} obtém o nome de um projeto.
Melhores formas de utilizar Automações
A possibilidade de usar fluxos de trabalho, faz com que possa automatizar grande parte dos seus processos de trabalho, tornando-o mais rentável. Existem várias formas de otimizar o trabalho, mas para perceber quais as melhores para o seu dia-a-dia, terá de analisar os seus processos para perceber quais os que podem ser automatizados.
Apesar de muitos trabalhos serem feitos de forma diferente, existem alguns fluxos que são os mais utilizados em qualquer negócio:
- Enviar um email personalizado em uma fase do processo
- Criar um contacto quando uma conta é criada
- Criar e atribuir uma tarefa quando um projeto muda de estado
- Enviar um relatório em PDF por email, sempre que for criado um registo
Estes são apenas alguns exemplos do que se pode fazer com o recurso às automações, mas a melhor parte desta funcionalidade, é que pode ser utilizada para correr em qualquer função do Airdesk e com o fluxo de trabalho personalizado para cada utilizador.
Porque preciso da automação?
Agora que já sabe como funciona a Automação e de que forma a pode utilizar para otimizar o seu trabalho, vamos mostrar alguns benefícios na utilização deste recurso.
Acabar com as tarefas repetitivas
A criação de automações elimina a necessidade de realizar várias ações repetitivas que podem impactar a motivação, precisão e eficiência ao longo do dia. Este recurso irá remover muito trabalho administrativo e ajuda-o a economizar tempo para outras tarefas importantes do seu trabalho.
Eliminar o erro humano e garantir que informações não sejam perdidas
As pessoas às vezes comentem erros, mesmo que sejam cuidadosos e detalhistas. Por vezes, esses erros podem-se acumular e acabar por perda de detalhes importantes de um negócio ou projeto.
Por exemplo, é fácil esquecer o mandar de um email, ou ligar para a pessoa errada porque escolheu mal devido ao cansaço ou a estar muito ocupado na altura do registo.
Com a automação de processos, o Airdesk irá encarregar-se de prevenir estes erros e a organizar as suas tarefas automaticamente.
Economia de tempo
Com a utilização dos processos automáticos como o envio de emails, criação de várias tarefas, entre outros, o tempo que antes era despendido a realizar esses passos, é agora aproveitado em outras tarefas igualmente importantes.
Com o decorrer dos dias, é possível verificar que existiu um crescimento de produtividade pelas horas que foram economizadas com o recorrer dos processos automáticos.
Começar a usar a Automação no Airdesk
A Automação no Airdesk está agora disponível para todos os utilizadores, desde que sejam proprietários ou administradores do espaço de trabalho. O acesso a este módulo pode ser feito através do menu “Serviços”, seguido de “Automação”.
Com este novo recurso do Airdesk, comece já hoje a otimizar o seu fluxo de trabalho e deixe que o software faça o seu trabalho repetitivo, elimine o erro humano no processamento de dados e envie notificações e relatórios muito mais precisos.
